과제활동비 중 출장비 서류 작성 시 주의해야 할 3가지에 대해서 나눠보고 싶습니다. 참고로 저는 석사 2년, 그리고 졸업 후 약 6년 동안 기업에서 국가 R&D 과제를 관리하고 있습니다. 벌써 8년이나 됐네요. 많은 기업에서 정부과제를 진행하실 때 출장비, 국내여비, 국외여비를 많이 사용하실 겁니다. 저 또한 과제 진행 간에 많은 출장비를 처리를 해왔는데요, 간혹 체크를 못해서 불인정받은 부분들이 있었습니다. 이러한 저의 경험, 실수? 들을 바탕으로 서류 작성 시 주의사항에 대해서 알아보도록 하겠습니다. 과제 관리 또는 진행을 하시는 분들에게 도움이 될 거라 생각됩니다.
첫 번째, 출장자의 회의 참석여부를 체크할 것
많이들 실수하는 부분이라고 생각됩니다. 출장자가 회의 참여자로 들어가, 회의비를 불인정판정받게 되는 경우가 매우 많습니다. 심지어 국외 출장 중인 사람이 회의 참여자로 들어가는 경우도 생깁니다. (진짜 회의에 참석하는 인원들을 대상으로 회의비를 집행하는 분들은 그냥 넘어가주세요...;;) 출장자와 회의 참석자(내부 인원)는 철저히 분리를 해야 하고, 정산완료 전 다시 한번 검토가 필요합니다.
단 출장자가 출장지에서 회의비를 사용했을 경우에는 상관이 없습니다. 당연히 출장자가 내부회의자에 포함이 되어야겠죠? 하지만 이러한 경우에 주의사항이 있습니다. 주의사항은 두 번째에서 다루겠습니다.
두 번째, 출장자의 식대를 확인할 것
출장자가 출장지에서 회의비를 사용했을 경우, 주의사항이 있습니다. 바로 식대입니다. 출장자가 회의비를 사용하고 식대를 받았다면, 그 식대에 회의비 때 사용한 식사비용이 제외되었는지 확인이 필요합니다.
예로, 홍길동이 지방으로 당일치기 출장을 갔습니다. 점심에 회의를 하고 회의비를 집행합니다. 홍길동은 일비와 식대를 지급을 받을 수 있습니다. 이때, 홍길동의 식대에서 점심값에 해당하는 식대는 제외하고 지급이 되어야 합니다.
또, 홍길동이 KTX를 타고 지방 출장을 갔는데 KTX 시간이 10시고 돌아오는 기차는 15시로 서울에 18시쯤 도착한다, 그러면 식대는 점심에 해당하는 식대만 제공이 되어야 합니다. 정말 깐깐한 회계담당자들은 이러한 부분들도 지적하고 불인정 처리(식대에 해당하는 부분만)합니다.
국외여비 처리의 경우에도 식대 산정 시 주의가 필요합니다. 비행기에서 기내식을 제공받는 다면, 식대에서 그에 해당하는 식대는 제외하고 산정을 해야 합니다. 아니면 과감히 불인정 처리를 받게 됩니다. 기내식 때문에 여러 번 비용을 불인정받은 경험이 있습니다. 이런 것까지 따지냐고 생각하시는 분들이 있을텐데...네 이런것 까지 따지고 확인하는 무서운(?) 담당자들이 간혹 있습니다.
세 번째, 출장 시 근거를 남겨라
출장의 근거로는 열차표, 비행기표, 톨비영수증, 출장지에서 계산한 영수증이 출장을 다녀온 명확한 근거가 됩니다. 사실 이런 근거는 다녀온 뒤로 잘 챙기면 어렵지 않은데 미루고 미뤄 나중에 서류 작성을 할 때면 간혹 영수증을 분실한다거나, 열차티켓, 비행기 티켓을 분실해서 약간의 골치가 아파질 수 있습니다. 과제카드로 계산한 열차 티켓, 비행기 티켓 등은 항상 꼭 챙기는 습관이 필요합니다.
마치며
진행하던 과제 정산 결과가 나와, 정신없이 정산 보완처리를 하다가 급하게 한번 정리를 해봤습니다. 뭐.... 이런 행정처리를 꼼꼼하게 하는 기관들에게는 필요 없는 이야기일 수 있겠습니다만, 인력이 없고 과제 관리 경험이 없는 중소기업 관리자분들에게는 조금이나마 도움이 되었을 거라 생각됩니다.
