연구개발사업과제는 사업이 종료될 때마다, 회계법인에서 사업비 정산을 받아야 합니다. RCMS에서 정산자료를 입력을 하고나면, 회계법인에서 이를 검토하고, 2~3달 뒤에 정산보완자료를 요청합니다. 요청자료에 잘 대응하고 응대해야, 불인정 받는 확률을 줄일 수 있습니다. 정산보완 요청 자료 확인방법과 보완자료 작성방법에 대해서 알아보겠습니다.
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사업비 보완요청 확인방법
정신없이 사업비 정산을 끝내고, 1~2달이 있으면 회계 담당자로 부터 사업비 정산 보완요청 해달라는 메일 또는 전화가 옵니다. 보완요청자료는 엑셀 파일 또는 RCMS와 같은 시스템에 입력하여 요청하는 경우가 있습니다. 이는 회계 담당자 스타일에 따라 다른 것 같습니다. 저는 개인적으로 엑셀 파일로 대응하고 회신하는게 편한 것 같습니다.
RCMS의 경우,
RCMS에 들어가셔서, 현황 > 연구비사용내역 > 정산과제 > 과제목록에서 해당과제를 틀릭하여 확인이 가능합니다.
아래 사진과 같이 연구비 사용내역에 들어가셔서, 정산과제 클릭, 과제목록 설정하신 후, 인정구분은 보완요청으로(빨간 네모상자) 바꿔주시면 회계 담당자의 보완요청사항을(파란 네모상자) 보실 수 있습니다. RCMS 화면상에서 보면 너무 불편하기 때문에, 엑셀로 저장하여(보라색 상자) 엑셀화면에서 보완요청사항을 봅니다.
보완자료 작성방법
RCMS에 보완자료를 첨부하여 보완하는 것도 좋지만, 저의 경우는 RCMS에 보완자료 첨부와 함께 엑셀로 답변자료를 만들어 이메일로 함께 제출합니다. 엑셀로 답변자료를 작성하는 이유는 담당자에게 충분히 설명을 하여, 사업의 이해함을 돕기위함입니다. 설명이 없다면, 충분히 인정대상이 될 수 있는 항목들도, 불인정이 되는 경우도 있습니다. 필요시에는 유선상으로 회계 담당자와 통화하면서 과제 상황과 특성을 설명하여 최대한 인정이 될 수 있도록 합니다. 작년에 종료된 과제의 경우, 실증시설의 전기비와 통신비가 문제가 되어 회계 담당자와 수십번의 유선통화를 한 끝에, 인정 받았던 경험이 있습니다.
답변에 최대한 과제의 상황과 왜 이렇게 예산을 사용할 수 밖에 없는지에 대해 자세히 작성을 했습니다. 다행이 문제가 되는 건들이 있었는데 담당자가 인정을 해주셨네요. 회계 담당자가 요청한 사항들에 대한 답변과 함께, 첨부자료를 함께 제시하였습니다. 엑셀파일과 첨부된 파일을 쉽게 보게하기 위함입니다. 첨부 1, 2, 3 식으로 번호를 매겨서 알아보기 쉽게 작성했습니다.
예산을 잘못 쓴 경우, 불인정을 인정합니다. 저는 "불인정대상으로 반납하겠습니다."라고 작성을 합니다. 이번 과제에서는 문구류 중 명함꽂이, 책꽂이, 명함철 등이 포함되어 있어서 불인정 받았습니다. 이런 부분까지 정산자료 제출 전 확인을 하면 좋겠지만, 정산자료가 워낙 많고 학교와 달리 정산자료를 검토해 줄 기관이 없기에 어려움이 많이 있습니다.
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결 론
많은 연구개발 관련 정산 자료를 받아봤는데, 회계 담당자마다 중점적으로 보는 항목이 다른 것 같습니다. 최근 정산 보완요청이 와서 답변자료를 만들고 있습니다. 다른 과제에서는 한번도 지적 나온적이 없는데, 인쇄비 항목에서 인쇄 매수가 많을 경우, 참여연구원 인원수를 제외한 매수는 불인정한다는 결과를 통보 받았습니다. 다른 애매한 건들이 있어서 일단 불인정으로 수긍을 하였습니다.(연구책임자는 어떻게 받아들일지 모르겠네요) 저도 처음 연구개발사업 정산할때는 불인정금액이 없이 깔끔하게 마무리를 했었는데, 최근에 과제가 많고, 예산이 커지면서 점점 관리하기가 어려워지고 있는 상황인지라, 불인정금액이 조금씩 많아지고 있습니다.
국가연구개발과제를 진행하고 있는 담당자분들은 예산집행 규정을 잘 참고하셔서, 불인정되는 금액이 적었으면 좋겠습니다.
